Çelik sektörü kısıtlı hammaddelerin görece az sayıda üretici tarafından işlenerek piyasaya sunulduğu bir Pazar olarak göze çarpmaktadır. İmalat sanayinin majör tedarikçisi olma durumu stratejik önemini de pekiştiren bir diğer unsurdur. Bu noktada çelik sektörüne ait girdilerin önemini de arttırmaktadır. Gerek maliyetler gerekse teslimatların sağlıklı bir şekilde sağlanabilmesi adına satınalma hayati önem taşımaktadır. Bu noktada satınalma süreçleri için inovatif bir alan olan e-satınalma da kendisine her
geçen gün daha fazla yer bulmaktadır.
Bu bölümde Türkiye’nin önde gelen holdinglerinden birinin iştiraki olan ve çelik sektöründe faaliyet gösteren X şirketinde yürütülen araştırmaya yer verilmiştir. Şirket 1990 yılında Türkiye’deki ilk özel yassı çelik üreticisi olarak faaliyetlerine başlamıştır. İlk yatırım tutarı 200 milyon dolar seviyesindedir. 2001 yılında yönetim yapısını ortak eş yönetim şeklinde değiştirmiştir. Şirket alanında ülkemizin önde gelen kuruluşlarından birisi olarak halen faaliyetinde devam etmektedir. E-satınalma faaliyetlerini sürdüren X şirketine ait araştırmaya ait bilgilere aşağıdaki şekilde yer verilmiştir.
- Yöntem
a. Araştırmanın Yöntemi
E-satınalma yönetiminin çelik sektöründe uygulamasını incelemek amacıyla yapılan bu çalışmada, derinlemesine mülakat tekniği kullanılmıştır.
b. Evren ve Örneklem
Çelik sektöründe yer alan X firmasından satınalma ve Lojistik Müdürü A ve satınalma yetkilisi B olmak üzere yönetici pozisyonunda iki kişi görüşülmüştür. Yapılan görüşmelerde, firma ismi ve görüşülen yetkililerin isimlerinin gizli kalması istenmiştir.
Görüşme yapılan kişilerin satınalma mesleğindeki tecrübeleri 10 yıl ve 20 Yıl olarak tespit edilmiştir. Görüşülen yöneticilerin X firmasındaki çalışma süreleri ise 14 yıl ve 17 yıl olarak tespit edilmiştir. Her iki satınalma
yöneticisinin de lisans mezunu olduklan tespit edilmiştir.
c. Araştırmanın Sınırlıkları
Yapılan araştırma sadece çelik sektöründeki bir firma ile sınırlandırılmıştır ve firma uygulamalan değerlendirilmiştir.
d. Araştırmanın Varsayımları
Görüşmeler yetkililerin kendilerine yöneltilen soruları doğru anlayabilecek düzeyde ve sorulara samimi cevaplar verdikleri varsayımı altında yapılmıştır.
e. Veri Toplama Araçları
Veri toplama aracı olarak literatür taraması sonucunda, yazar tarafından oluşturulan ve 16 açık uçlu sorudan oluşan bir form kullanılmıştır. Veriler soru formu yardımı ile yüzyüze görüşme tekniği ile toplanmıştır.
2. Bulgular
2.1 Kaç Yıldır E-Satınalma Uygulamaktasınız?
Kurumun 2010’dan beridir e-satınalma uyguladığı tespit edilmiştir. Bu süre kurumun e-satınalma konusunda uzmanlaşmasını ve e-satınalma’nın kuruma olan artı ve eksilerine vakıf olması için yeterli bir süredir.
2.2 E- Satınalmaya geçmekteki nedenleriniz nelerdi?
E-satınalmaya geçiş nedenleri olarak,
- Evrak işi (bürokrasi) çok yaratan küçük kalemlerin satınalma süreçlerinde zaman ve personel tasarrufu sağlamak olduğu,
- Fax ve E-mail ile yapılan pazarlıkların limitli olması ve pazarlık gücünü düşürerek uygun fiyata ulaşmada var olan güçlüklerin aşılarak pazarlık gücünü arttırmak olduğu,
Şeffaflık; satınalma sürecine ilişkin tüm aşamaların ilgili kişilerce görünebilir ve kontrol edilebilir olması, - Rekabet sağlayabilmek; tedarikçiler arasında rekabet ortamı yaratmak,
- Fırsatları yakalamak, çok sayıda tedarikçiyi sürece dahil ederek özellikle stok fazlası olan ve daha uygun fiyata satabilecek tederikçilerin tespit edilerek uygun fiyata temin yapılması olduğu tespit edilmiştir.
2.3 E-Satınalmaya geçişte karar alma sürecinde yönetimin etkisi nasıl oldu?
E- Satınalmaya geçişte ilk olarak fiki satınalma departmanından çıktığı ve üst yönetime sunulduğu tespit edilmiştir. Üst yönetimin bu durumu olumlu karşıladığı ve gerekli desteği verdikleri tespit edilmiştir.
2.4) E- Satınalmaya geçiş sürecinde üst yönetimin katkısı ne düzeyde ve nasıl oldu?
Üst yönetim ilk olarak tedarikçilerin tepkisinden ve tedarikçilerin uyum sağlamasının zorluklanından çekindiği tespit edilmiştir.
E-satınalmaya geçişe karar verildikten ve gerekli alt yapı oluşturulduktan sonra üst yönetimin katılımıyla tedarikçiler ile toplantı düzenlenip e-satınalma sisteminin lansmanının yapıldığı ve tedarikçilerin sürece daha çabuk uyum sağlamaları sağlanmaya çalıştığı tespit edilmiştir.
Tedarikçiler ilk etapta uyum sağlamaları zor olduğu ve düşük düzeyde tepkiler geldi fakat bu durum kısa süre içerisinde aşıldığı tespit edilmiştir.
2.5 E- Satınalmaya geçiş sürecinde karşılaştığınız sorunlar neler oldu?
E-satınalma’da bilgisayar teknolojisinin yoğun olarak kullanılıyor olmasının gerek firma çalışanlarında gerekse tedarikçiler tarafında kısa süreli bir endişeye yol açtığı, fakat yapılan eğitimler ve verilen destekler sayesinde çok kısa sürede aşıldığı tespit edilmiştir.
2.6 E-satınalmaya geçiş sürecinde kurumsal bir destek aldınız mı?
Bimsa Pratis firmasından kurumsal bir destek alındığı ve hatta Bimsa Pratis firmasının yazılımını kullanıldığı tespit edilmiştir… Bimsa Pratis firması entegrasyon için gerekli olan tüm çalışmalan yaptığı ve eğitim verdiği tespit edilmiştir.. Sonrasında firmaya ve yapılan işe özgü istenilen yazılım geliştirmelerinin yapıldığı tespit edilmiştir. .Ayrıca yazılım içinde bulunan eğitim notları ve videolann firmanın çalışanlanınca kullanıldığı ve çok faydalı bulunduğu tespit edilmiştir.
2.7 E- Satınalmaya geçiş sürecinde çalışanlarınızın yaklaşımı nasıl oldu?
Öncelikle E-Satınalmada teknolojinin yoğun olarak kullanılmasının firma çalışanlanı için biraz zorlayıcı olduğu fakat bu süreç 2 ayda aşılarak teknolojik uyumun tamamlandığı tespit edilmiştir.
E-Satınalma’da satınalmacının ihaleyi birinci olan firmaya vermek zorunda olmalan (istisnalar dışında) satınalmacılanın erkini kaybedeceği düşüncesini oluşturduğu tespit edilmiştir.
2.8 E- Satınalmaya geçişte çalışanların en çok zorlandığı konular nelerdi ?
Çok bir zorluk ile karşılaşılmadı. E-satınalma ile ilgili kullanılan yazılıma uyum sağlamak en önemli zorluk yanıydı bu da 2 ay içinde aşıldığı tespit edilmiştir.
2.9 E-satınalmaya geçişte tedarikçilerinizin yaklaşımı ve bu sürece geçişte zorlandıkları noktalar neler oldu?
Tedarikçiler ilk zamanlar şaşkınlık içerisinde olduklan ve özellikle ilk zamanlarda alınan fiyat tekliflerinin yüksek geldiği tespit edilmiştir.
Eskiden yapılan satınalma ile tedarikçiler diğer firmalara göre tekliflerinin kaçıncı sırada olduklarını göremedikleri, bu sistemde ise görebildikleri ve tekliflerini verirken bu durumu ilk zamanlarda göz önünde bulundurmakta biraz zorlandıklanı tespit edilmiştir.
2.10 Kısaca E-Satınalma sürecinizden bahsedebilir misiniz? (Talep oluşum sürecinden
başlayarak satınalmanın tamamlanmasına kadar geçen sürede neler ve nasıl gerçekleşir)
SAP’de kullanıcı talep oluşturduktan sonra talebi oluşturan çalışanın ilk yöneticisi talebe onayı verdiği, bu ilk onay sonrası stok kontrolün talebi incelediği ve talep edilen ürünün stoklarda olmadığını tespit ettikten sonra onay verdiği tespit edilmiştir. Bu onaylardan sonra satınalma sürecine geçilerek, ürün için şartname oluşturulduğu ve e-satınalma yazılımına şartname ve ihale koşulları yüklenerek e-satınalma sürecine başlamaya hazır hale geldiği tespit edilmiştir. Bu işlem sonrasında ihaleye davet edilecek firmalara taleplerin iletildiği ve satınalma sürecinin fiilen başladığı tespit edilmiştir. Satınalma gerçekleştikten sonra e-satınalma süreci tamamlanarak ve SAP’de oluşan talebin kapatıldığı tespit edilmiştir.
2.11 E-satınalmanın kurumunuza sağladığı faydalar nelerdir?
E-satınalmanın kuruma sağladığı faydaların, şeffaflık, operasyonel kolaylık, raporlama, maddi getiri, ürünlerin daha uygun fiyatlara tedarik edilmesi, e-satınalmada süreçler için çok kalifiye elemana ihtiyaç çok fazla olmaması, tedarikçi firmalann stok fazlası olması nedeniyle verebileceği düşük fiyat fırsatını yakalamanın, olduğu tespit edilmiştir.
E-satınalmanın faydalanı yanı sıra negatif yan ya da dikkat edilmesi gereken yanları ise tek firmanın girdiği ihalelerde rekabetin olmaması ve firmanın sistemde sürekli olarak kendini ilk sırada görmesi dolayısı ile firma ile olan pazarlık gücünü azalttığı tespit edilmiştir.
2.12 E- Satınalma öncesi ve sonrası satınalmalarınızda maliyet değişim oldu mu, olduysa ne yönde ve ne oranda olduğu hakkında bilgi verebilir misiniz?
“E-satınalmaya başlanan ilk zamanlarda %20 gibi oranlarda maliyet azalması sağlarken zaman içerisinde bu oranlar %10-15 gibi oranlara düştüğü tespit edilmiştir. Tedarikçi firmaların sisteme alışmaları ve zaten uygun fiyata alınan ürünlerin zaman içerisinde daha fazla fiyat indirimine gidilebilecek düzeyde fiyatların olmaması bu azalan karlılığa sebep olduğu tespit edilmiştir.
E-satınalma sürecini yöneten yetkilinin ihale sonuçlarını dikkatli incelemeden karar vermesi firmaların itirazını beraberinde getirdiği ve dolayısı ile süreç yetkilisinin dikkati, hassasiyeti önemli olduğu tespit edilmiştir.
2.13 Çelik sektöründe E-satınalmanın uygulanmasının sizce önemi nedir ve neden?
Özellikle aracılanın aradan çıkarılmasında etkin bir rol oynayarak daha etkin bir satınalma süreci ve daha uygun bir fiyata satınalma gerçekleşmesini sağladığı tespit edilmiştir.
Bazı önemli tedarikçilerin özellikle yüksek alımların yapıldığı tedarikçilerin yurt dışında olması ve geleneksel satınalma yöntemi ile pazarlık süreçlerinin kısıtlı kalması nedeniyle e-satınalmanın uygulanması bu sıkıntılan ortadan kaldırdığı tespit edilmiştir.
Firmanın ana faaliyet alanına girmeyen fakat kurumun idari işlerini yapabilmesi için gerekli olan ürün ve hizmetlerin alımında zaman tasarrufu sağladığı ve ana faaliyetini
oluşturan ürün ve hizmet alımına daha çok zaman ayırmalarına olanak sağladığı tespit edilmiştir.
2.14 Çelik sektöründe E-satınalmanın uygulanmasında karşılaşılabilecek en önemli zorluklar sizce neler olabilir?
Bazı tedarikçilerin ürettikleri ürünler konusunda tek olmaları ya da o ürün için birkaç firmanın olması nedeniyle firmalann e-satınalma sürecine girmeyi pek istememeleri ve pazarlık gücünün bu konuda çok fazla olmaması olduğu tespit edilmiştir.
2.15 Çelik sektöründe E-satınalmanın yaygınlaşmasının sektörel katkıları ve ülke ekonomisine katkıları neler olabilir?
Özellikle aracıları aradan çıkarak maliyet azalması sağlayacağı ve yurt dışında yer alan firmalar ile olan pazarlık gücünü arttırarak maliyet azalması sağlayacağı ve döviz çıkışında önemli rol oynayabileceği tespit edilmiştir.
2.16 Kurumunuz için genel olarak düşündüğünüzde E-satınalmanın faydaları nelerdir?
E-satınalmanın kullanılmasının kurumun marka değerini arttırdığı ve özellikle satınalma profesyonelleri içerisinde departmanın çalışılmak istenen profesyonel bir ortam imaji yarattığı tespit edilmiştir.
E-satınalma ile asıl faaliyet alanı
dışında kalan ve çok zaman alan satınalma süreçlerinden zaman tasarrufu sağlayarak asıl faaliyet alanına giren ürün ve hizmet satınalma süreçlerine daha fazla zaman ayırmaya imkân sağladı tespit edilmiştir.
